管理方針與政策
可持續發展的框架及架構
在泓富產業信託,我們相信企業責任與為股東帶來最大財務回報同樣重要。因此,我們已制定環境、社會及管治方面的三層管治架構,確保泓富產業信託的可持續發展方面的管治與管理恆之有效。
董事會報告書
董事會高度重視可持續發展事宜及氣候相關風險和機遇。董事會每年就泓富產業信託的整體可持續發展相關事宜(包括氣候相關及多元、公平及包容性相關事宜)以及可持續發展及氣候相關風險及機遇的識別和管理提供策略指導。
可持續發展事宜通過年度重要性評估進行評估和排列優先次序。評估結果納入泓富產業信託的策略及計劃。詳情請參閱重要性評估一節。
為了將管理層的視野融入可持續發展策略,董事會亦負責批准與可持續發展相關的目標。為監控該等目標的進展情況,可持續發展方面因素已被納入相關人員的年度績效目標,並產生財務和非財務後果。
可持續發展督導委員會
我們已成立可持續發展督導委員會,以協助董事會設定可持續發展藍圖的長期目標和年度優次,以便更好地將可持續發展因素納入業務決策。該委員會由不同部門的高級行政人員組成,並設有三個專責工作組,分別關注僱員關係、社區事務、環境、健康與安全,以及供應鏈。上述工作組檢討及更新我們的政策、監控我們的可持續發展績效並制定計劃以維持我們在可持續發展方面的持續改進。
可持續發展工作組
信託基金管理人及物業管理人的主要業務分部攜手合作,組成可持續發展工作組,確保可持續發展的願景融入業務營運之中。我們不時成立子群,專門負責綠化及回收再用、都市農場、康健及數碼化等不同方面的工作。信託基金管理人超過80%的僱員已獲得環境、社會及管治專業資格,如綠建環評專業人士、環境、社會及管治分析師® (CESGA)及環境、社會及管治策劃師® (CEP),並有能力在不同子群中做出貢獻。
該工作組每季度定期向可持續發展督導委員會報告並尋求指導,執行及監督可持續發展措施,並向可持續發展督導委員會匯報最新的可持續發展績效。該工作組亦領導可持續發展報告並協助數據及資料的整合以供披露之用。此外,工作組亦致力於發展我們可持續發展相關風險和機遇方面的內部能力,支持和組織可持續發展相關的活動,並與不同的持份者密切合作,推動社會的可持續發展。
我們的環境、社會及管治政策及規定經董事會批准, 並與集團政策一致。該等政策包括:
風險管理
為實現我們的財務目標,我們認識到通過有效的風險管理降低業務風險之重要性。我們已實施並維持標準化的企業風 險管理系統,以與母公司集團保持一致。企業風險管理包括風險管治、風險基礎架構及風險負責的監管,以為風險管理提供透明的責任及問責架構。
泓富產業信託的定期風險管理匯報及控制
我們每半年向審核委員會及信託基金管理人的董事會彙報房地產投資信託基金層面的風險概況,包括風險評估變動、影響固有風險水準的定量及定性因素,以及緩解剩餘風險措施的成效。
在物業層面,我們備有資產層面的風險評估控制,並識別關鍵環境、社會及管治風險為(包括但不限於)下列主題:
供應鏈管理
我們致力於識別和處理供應鏈中的環境和社會風險。
供應鏈環境及社會風險已納入我們的企業風險管理系統,並通過風險評估加以偵測。泓富產業信託物業組合中各物業的資產水平風險評估控制由物業管理人更新。
房地產投資信託基金層面的風險概況至少每年向審核委員會及信託基金管理人的董事會報告兩次。
為更好地管理供應鏈中已識別的環境和社會風險,我們致力於以高可持續發展標準甄選及管理供應商。
我們對供應商的甄選標準包括就提高環境績效而制定的環境政策條款。例如,我們優先考慮提供可持續建築材料的供應商,如提供可回收材料和低碳資源的供應商。我們亦定期評估供應商的環境績效。可持續發展政策的制定旨在確保供應商、承包商及業務合作夥伴知悉我們的可持續發展相關政策。可持續發展督導委員會連同環境、健康與安全、供應鏈管理工作組負責監督、監察及評估供應鏈上的相關環境、社會及管治議題,並定期審閱政策,維持泓富產業信託常規與最新發展的一致性。
我們已實行綠色採購政策,規定承包商及顧問須滿足物業管理層面的環境要求及標準,從而於泓富產業信託物業組合中培養環保意識文化。該政策列出符合相關規格的產品清單,鼓勵於日常業務中進行綠色採購。信託基金管理人的資產管理團隊及物業管理人的經理級僱員負責確保僱員理解及遵守該政策,並於有需要時提供支援。同時,在經濟上可行的情況下,我們亦持續發掘更環保的採購選擇及機會。
我們嚴格遵守集團《供應商行為準則》。《供應商行為準則》列明我們與供應商進行交易時的不同可持續發展準則。我們已採納房地產投資信託基金層面的相關政策,將可持續發展措施付諸實踐,為供應鏈創造最大價值。
為更好地管理環境和社會風險,包括承包商在內的供應商必須遵守環境保護以及健康和安全規則,並採取必要的控制措施,以盡量減少對環境及其僱員的潛在影響。例如,根據《承包商健康與安全規則》的規定,承包商必須提供充分的培訓及適當的個人防護設備。我們定期向物業管理人的員工提供健康和安全培訓。為監控承包商對該等環境和社會要求的遵守情況,獨立安全顧問以及來自信託基金管理人及物業管理人主要業務部門的代表對此進行檢查。外部物業管理公司須符合ISO 14001/ISO 45001等專業標準。
商業道德
我們遵守《防止賄賂條例》(第201章),對包括貪污、欺詐、賄賂、洗黑錢及反競爭在內的所有形式的不當行為,以及違反可持續發展法律法規的任何行為採取絕對「零容忍」的立場。於報告年度,我們並無收到任何形式的不當行為的指控。合規框架由訂明的連貫政策、檢查清單及培訓組成以監控監管要求機制,及管理該等合規風險。
董事會負責整體監督泓富產業信託及信託基金管理人的商業道德及貪污問題。董事會通過審核委員會每半年對所有泓富產業信託業務的風險管理和內部控制系統的有效性進行審核,包括對反貪污和商業道德等的所有重大監控,每兩年對各主要業務領域進行一次審核。我們在審核委員會直接監督下設有內部審計職能,對泓富產業信託的風險管理和內部控制系統及營運職能進行獨立評估,其中包括與反貪污和商業道德相關的問題,並審查其有效性。內部審計師運用風險評估法並經諮詢管理層後(惟獨立於管理層)編製審核計劃以呈交審核委員會審閱。審核檢討之重點為房地產投資信託基金之運作及合規監控,以及風險管理、內部監控系統及合規程序之有效執行。
所有僱員(包括兼職)及承包商均須遵守行為及商業道德準則政策、利益衝突政策、舉報政策、僱員交易及內幕信息處理政策、反賄賂及反貪污以及收授禮品、差旅及酬酢之處理政策以及反洗錢及反恐融資政策的相關規定。反賄賂及反貪污以及收授禮品、差旅及酬酢之處理政策根據禮品的貨幣價值為僱員提供申報程序指引。我們嚴格禁止賄賂等任何不當行為,並對其處以終止、解除僱傭等紀律處分。我們的僱員須完成年度聲明以確保他們遵守這些政策,承包商則須在提交標書時申報利益衝突。
誠如舉報政策所述,我們為所有僱員(包括兼職)、承包商及任何其他人員提供正式的保密申訴和舉報渠道並提供法律保護,鼓勵報告可疑和實際的違規行為、欺詐、貪污和工作場所不當行為。舉報政策中有明確規定報告結構及責任方。收取的所有資料均將被高度保密,舉報人可選擇於報告中保持匿名。
我們有關道德的培訓涵蓋所有僱員(包括兼職)。所有僱員在新加入公司時及於在職期間定期接受培訓。我們亦確保承包商包括物業管理人提供反貪污等內容的道德標準培訓。我們努力通過溝通定期向供應商及承包商灌輸我們的道德標準。報告供應鏈管理。