管理方针与政策
可持续发展的框架及架构
在泓富产业信托,我们相信企业责任与为股东带来最大财务回报同样重要。因此,我们已制定环境、社会及管治方面的三层管治架构,确保泓富产业信托的可持续发展方面的管治与管理恒之有效。
董事会报告书
董事会高度重视可持续发展事宜及气候相关风险和机遇。董事会每年就泓富产业信托的整体可持续发展相关事宜(包括气候相关及多元、公平及包容性相关事宜)以及可持续发展及气候相关风险及机遇的识别和管理提供策略指导。
可持续发展事宜通过年度重要性评估进行评估和排列优先次序。评估结果纳入泓富产业信托的策略及计划。详情请参阅重要性评估一节。
为了将管理层的视野融入可持续发展策略,董事会亦负责批准与可持续发展相关的目标。为监控该等目标的进展情况,可持续发展因素已被纳入相关人员的年度绩效目标,并产生财务和非财务后果。
可持续发展督导委员会
我们已成立可持续发展督导委员会,以协助董事会设定可持续发展蓝图的长期目标和年度优次,以便更好地将可持续发展因素纳入业务决策。该委员会由不同部门的高级行政人员组成,并设有三个专责工作组,分别关注雇员关系、社区事务、环境、健康与安全,以及供应链。上述工作组检讨及更新我们的政策、监控我们的可持续发展绩效并制定计划以维持我们在可持续发展方面的持续改进。
可持续发展工作组
信托基金管理人及物业管理人的主要业务分部携手合作,组成可持续发展工作组,确保可持续发展的愿景融入业务营运之中。我们不时成立子群,专门负责绿化及回收再用、都市农场、康健及数码化等不同方面的工作。信托基金管理人超过80%的雇员已获得环境、社会及管治专业资格,如绿建环评专业人士、环境、社会及管治分析师® (CESGA)及环境、社会及管治策划师® (CEP),并有能力在不同子群中做出贡献。
该工作组每季度定期向可持续发展督导委员会报告并寻求指导,执行及监督可持续发展措施,并向可持续发展督导委员会汇报最新的可持续发展绩效。该工作组亦领导可持续发展报告并协助数据及资料的整合以供披露之用。此外,工作组亦致力于发展我们可持续发展相关风险和机遇方面的内部能力,支持和组织可持续发展相关的活动,并与不同的持份者密切合作,推动社会的可持续发展。
我们的环境、社会及管治政策及规定经董事会批准, 并与集团政策一致。该等政策包括:
风险管理
为实现我们的财务目标,我们认识到通过有效的风险管理降低业务风险之重要性。我们已实施并维持标准化的企业风 险管理系统,以与母公司集团保持一致。企业风险管理包括风险管治、风险基础架构及风险负责的监管,以为风险管理提供透明的责任及问责架构。
泓富产业信托的定期风险管理汇报及控制
我们每半年向审核委员会及信托基金管理人的董事会汇报房地产投资信托基金层面的风险概况,包括风险评估变动、影响固有风险水平的定量及定性因素,以及缓解剩余风险措施的成效。
在物业层面,我们备有资产层面的风险评估控制,并识别关键环境、社会及管治风险为(包括但不限于)下列主题:
供应链管理
我们致力于识别和处理供应链中的环境和社会风险。
供应链环境及社会风险已纳入我们的企业风险管理系统,并通过风险评估加以侦测。泓富产业信托物业组合中各物业的资产水平风险评估控制由物业管理人更新。
房地产投资信托基金层面的风险概况至少每年向审核委员会及信托基金管理人的董事会报告两次。
为更好地管理供应链中已识别的环境和社会风险,我们致力于以高可持续发展标准甄选及管理供货商。
我们对供货商的甄选标准包括就提高环境绩效而制定的环境政策条款。例如,我们优先考虑提供可持续建筑材料的供货商,如提供可回收材料和低碳资源的供货商。我们亦定期评估供货商的环境绩效。可持续发展政策的制定旨在确保供货商、承包商及业务合作伙伴知悉我们的可持续发展相关政策。可持续发展督导委员会连同环境、健康与安全、供应链管理工作组负责监督、监察及评估供应链上的相关环境、社会及管治议题,并定期审阅政策,维持泓富产业信托常规与最新发展的一致性。
我们已实行绿色采购政策,规定承包商及顾问须满足物业管理层面的环境要求及标准,从而于泓富产业信托物业组合中培养环保意识文化。该政策列出符合相关规格的产品列表,鼓励于日常业务中进行绿色采购。信托基金管理人的资产管理团队及物业管理人的经理级雇员负责确保雇员理解及遵守该政策,并于有需要时提供支持。同时,在经济上可行的情况下,我们亦持续发掘更环保的采购选择及机会。
我们严格遵守集团《供货商行为准则》。《供货商行为准则》列明我们与供货商进行交易时的不同可持续发展准则。我们已采纳房地产投资信托基金层面的相关政策,将可持续发展措施付诸实践,为供应链创造最大价值。
为更好地管理环境和社会风险,包括承包商在内的供货商必须遵守环境保护以及健康和安全规则,并采取必要的控制措施,以尽量减少对环境及其雇员的潜在影响。例如,根据《承包商健康与安全规则》的规定,承包商必须提供充分的培训及适当的个人防护设备。我们定期向物业管理人的员工提供健康和安全培训。为监控承包商对该等环境和社会要求的遵守情况,独立安全顾问以及来自信托基金管理人及物业管理人主要业务部门的代表对此进行检查。外部物业管理公司须符合ISO 14001/ISO 45001等专业标准。
商业道德
我们遵守《防止贿赂条例》(第201章),对包括贪污、欺诈、贿赂、洗黑钱及反竞争在内的所有形式的不当行为,以及违反可持续发展法律法规的任何行为采取绝对「零容忍」的立场。于报告年度,我们并无收到任何形式的不当行为的指控。合规框架由订明的连贯政策、检查清单及培训组成以监控监管要求机制,及管理该等合规风险。
董事会负责整体监督泓富产业信托及信托基金管理人的商业道德及贪污问题。董事会通过审核委员会每半年对所有泓富产业信托业务的风险管理和内部控制系统的有效性进行审核,包括对反贪污和商业道德等的所有重大监控,每两年对各主要业务领域进行一次审核。我们在审核委员会直接监督下设有内部审计职能,对泓富产业信托的风险管理和内部控制系统及营运职能进行独立评估,其中包括与反贪污和商业道德相关的问题,并审查其有效性。内部审计师运用风险评估法并经咨询管理层后(惟独立于管理层)编制审核计划以呈交审核委员会审阅。审核检讨之重点为房地产投资信托基金之运作及合规监控,以及风险管理、内部监控系统及合规程序之有效执行。
所有雇员(包括兼职)及承包商均须遵守行为及商业道德准则政策、利益冲突政策、举报政策、雇员交易及内幕信息处理政策、反贿赂及反贪污以及收授礼品、差旅及酬酢之处理政策以及反洗钱及反恐融资政策的相关规定。反贿赂及反贪污以及收授礼品、差旅及酬酢之处理政策根据礼品的货币价值为雇员提供申报程序指引。我们严格禁止贿赂等任何不当行为,并对其处以终止、解除雇佣等纪律处分。我们的雇员须完成年度声明以确保他们遵守这些政策,承包商则须在提交标书时申报利益冲突。
诚如举报政策所述,我们为所有雇员(包括兼职)、承包商及任何其他人员提供正式的保密申诉和举报渠道并提供法律保护,鼓励报告可疑和实际的违规行为、欺诈、贪污和工作场所不当行为。举报政策中有明确规定报告结构及责任方。收取的所有数据均将被高度保密,举报人可选择于报告中保持匿名。
我们有关道德的培训涵盖所有雇员(包括兼职)。所有雇员在新加入公司时及于在职期间定期接受培训。我们亦确保承包商包括物业管理人提供反贪污等内容的道德标准培训。我们努力通过沟通定期向供货商及承包商灌输我们的道德标准。报告供应链管理。